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在新冠肺炎防控与复工复产叠加期间，要做到疫情防控与生产经营需要统筹推进、协调发展，需要会议引领。在这个全民抗“疫”特殊时期，工作安排使用视频会议、语音会议是最好的选择，不见面也可以高效沟通！传统视音频会议会议室建设成本高，而企业微信的“会议室”几乎“0”成本，在抗“疫”进行时，更可容纳300人。
企业微信的会议有两种形式：语音会议和视频会议。企业微信成员可直接发起或预约在线会议，灵活管理会议过程，参与人也可随时随地进入会议，提升企业会议效率。
一、会议前准备
㈠设备及软件要求
1、与会人员需要一部智能手机或平板电脑或笔记本电脑或PC电脑（可能需要加装摄像头、麦克风和音箱）。
2、互联网。
3、在智能手机或平板电脑上安装企业微信APP,在笔记本电脑或PC电脑桌面版，目前最新版本是3.0.14。
Windows桌面端下载地址：https://dldir1.qq.com/wework/work_weixin/WXWork_3.0.14.1205.exe
Mac桌面端下载地址：https://dldir1.qq.com/wework/work_weixin/WXWork_3.0.14.2115.dmg
4、同意并遵守《腾讯企业微信服务协议》《隐私政策》《红包使用授权协议》，注册企业微信。企业微信管理员，在企业微信“通讯录”中添加成员，录入同事的信息后发送邀请；收到邀请的同事，实名认证即可加入。
㈡会议发起（以Android版为例）
1、部门会议
会议发起人只需要点击部门工作群底部的群聊会话窗口“＋”展开工作沟通模式，选择“
”，是选择“立即开会”还是“会议预约”由会议发起人根据会议紧急性决定。
如果是“立即开会”，则弹出“选择参与人”窗口，参会人只能是群聊成员，可以点击窗口右上角的“√”选定全部群聊成员，也可以点击群聊成员名字前的“○”以确定其参加会议，并按下窗口底部的“确定”按钮
。如群聊成员较多，可点击窗口右上角“
”来快速查找。如放弃本次会议，只需点击窗口左上角的“←”即可。
如果是“会议预约”，则弹出会议预约编辑窗口，会议发起人输入会议主题、设置会议开始时间与会议时长、邀请参与人、确定会议形式等事项后点击“发起预约”，参与人将会收到会议邀请消息。到了约定时间，企业微信自动开启会议。会议形式的选择需要滑动“语音/视频会议”右侧的开关来选择，如果是“语音会议”则会在“会议主题”右侧显示“
”标识，如果是“视频会议”则显示“
”，可以点击这个图标来切换会议形式。当然随时可以终止会议预约，只需点击对话框左上角的“×”即可。
注意：会议预约时，参与人默认是“所有群成员”，如会议只需要部分群成员时，点击“参与人”一栏，进入“选择参与人”窗口，勾选参会人并按下窗口右下角的“确定”按钮。
2、多部门会议
会议发起有两种方式：一是点击企业微信消息窗口右上角的“
”，我们可以称之为“消息触发式”；二是打开工作台，点击“
”，我们可以称之为“工作台触发式”。
在消息触发式下，当点击企业微信窗口顶部“”，由会议发起人根据会议紧急性决定是“立即开会”还是“会议预约”。
在工作台触发式下，点企业微信底部菜单“
”，在“工作台”中选择“”，会议发起人根据会议紧急程度，确定是“预约会议”还是“立即开会”。
如果选择“立即开会”，则弹出会议模式供选择
，确定会议模式后，进入会议窗口。
如果选择“预约会议”，则弹出会议模式供选择，确定会议模式后，进入预约会议设置窗口，设置会议主题等项目后点击“发起预约”，参会人会收到会议邀请。
如何修改“会议类型”呢？只需点击“会议主题”右侧的“”或“”就会弹出“会议类型”选择窗口
，会议发起人只需要变更选项就行了。“”表示语音会议，“”表示视频会议。
如何确定参与人？点击“+”，或从群聊中选择，或是外部联系人，或是企业通讯录中的人员。
点击“更多信息∨”，窗口扩大，设置会议提醒，或一些备注内容。
㈢会议发起（以Windows版为例）
企业微信的PC版与移动端还是有点区别的。
１、部门会议
会议发起人点击部门工作群底部的群聊会话窗口上部快捷菜单中的“
”图标，下拉出会议菜单，何时开会、以什么形式开会由会议发起人根据会议要求确定。
如是“立即开会-语音会议”或“立即开会-视频会议”，则弹出“选择联系人”窗口，参会人只能是群聊成员，可以点击工作群名右侧的“全部”可勾选全部群成员，也可以点击群成员，右侧的“○”则变成“√”，同时，选定群成员出现在窗口右侧的“已选择联系人”列表中。如需要移出参会人员，可点击“已选择联系人”成员右侧的“×”；或者放弃勾选左侧群成员。如群聊成员较多，可点击窗口右上角“”来快速查找。点击“确定”进入会议，如放弃本次会议，点击“取消”或点击窗口右上角的“×”即可。
如是“预约会议”，则弹出“会议预约”窗口。填写会议主题、开始时间、会议时长、参与人、会议类型、备注等事项后点击“发起预约”，参与人将会收到会议邀请。
注意：参与人默认是全体群成员，请根据会议要求选择参会人。会议类型系统默认有会议地点的传统会议形式，所以，必需将“□在线会议”打上“√”才能发起语音会议或视频会议。
放弃会议预约点击“取消”，弹出“提示”窗口，请根据实际情况确定。
2、多部门会议
会议发起有两种方式：消息触发式和工作台触发式。
在消息触发式下，点击企业微信窗口左侧“”，弹出“会议”窗口：
如点击“立即开会”，弹出下拉会议形式菜单，选择后直接进入会议状态。
如点击“预约会议”，则进入预约会议窗口，填写会议主题等项目后，点击“发起预约”，参会人将会收到会议邀请，并在约定时间开启会议窗口。会议参与人根据会议要求确定。
在工作台触发式下，点击企业微信窗口左侧工作台“
”按钮，打开工作台，点击“
”，出现的对话窗口与操作方法同消息触发式。
二、会议进行中
立即会议情况下，只有“×××发起的会议”，无确定的会议主题，可能是个bug（因为前面选择立即会议时，没有设置会议主题的窗口）。
视音频会议开始时，默认所有参会人视频及麦克风都是打开状态。会议主持人在需要控制会场发言环境时，可以通过会议窗口中的功能按钮和会议流程，灵活主持会议；其他参会人员应根据会议要求，熟练操作会议窗口中的功能按钮。
㈠以Android版为例
1、语音会议（立即开会情况下）
且将语音会议主窗口分成上、中、下三个部分。
上部自右向左有“
”、“
”、“
”三个按钮以及会议主题、主持人、会议已开始时长等内容。
是会议群组按钮，这是会议主持人“老板键”。主持人确认全体人员到齐后，点击此按钮，进入“参会人”管理窗口，在此窗口中，先点击“全员静音”，此时其他成员不能发言，只能听见主持人的发言（注：全员静音时，无法一键全部开启，可以逐个邀请开启）。
当主持人发言完毕，需要下一位参会人员发言时，主持人应通告“现在邀请×××同志发言”，然后主持人可以在会议群组的联系人列表里，开启被邀请同志的麦克风：点击参会人名单右侧“···”按钮，如静音，则参会人名字后无“
”麦克风图标，反之，则有）。
当某位成员发言完毕时，应该通告“我的发言完毕”。此时主持人可以根据情况，保留或关闭当前成员的麦克风，并邀请下一位成员发言。
当然，主持人可以不关闭全员的麦克风，会议气氛可能会活跃一些，但请与会人员遵守发言礼貌。
主持人还可以行使“转让主持人”权利，指定某参会人行使主持人权限。
因会议需要，参会人可以通过“
添加参与人”、“
邀请参会”功能发出临时会议邀请：
添加参与人：与会人可来源于“从群聊中选择”、外部联系人、企业通讯录。
邀请参会：可以通过“发送到聊天”、“分享到微信”、“复制邀请链接”、“会议二维码”四种方式邀请与会人员。
“参会人”管理窗口关闭：点击窗口右上角的“×”。
是退出/结束会议按钮，点击提示：
是悬浮窗按钮，点击提示开启悬浮窗权限，建议立即开启：
中部是参会人列表。可以通过列表下方“
”或“
”邀请与会人员，操作同于参会人窗口中的按钮。
下部有“
”、“
”和“
”三个按钮，分别表示静音、扬声器和文档演示操作。
系统默认是非静音状态，系统通知栏中有红色麦克风标识
，同时参会人右侧亦有麦克风标识
，点击之，则变成
，系统通知栏中无麦克风标识，同时参会人右侧亦无麦克风标识并缩小至头像，其他参会人听不至你的发言。再击之，恢复之前状态。
系统默认是扬声器开启状态，点击之，则是关闭状态
，其他参会人的发言你听不到。再击之，则恢复之前状态。
文档演示，这是一个非常棒的功能。参会人均可发起演示，同一时刻仅支持一个成员演示。点击之，你可以从
中选择。你在演示文档时，可随时标注重点内容，让沟通更清晰，让会议更高效。
2、视频会议（立即开会情况下）
窗口布局相似于“语音会议”窗口，各按钮功能亦相似。
上部各按钮功能基本同“语音会议”，只是会议群组按钮触发的参会人窗口中的“全员静音”变换成了“
关闭全员视频”。
主持人确认全体人员到齐后，点击按钮，进入“参会人”管理窗口，在此窗口中，先点击“关闭全员视频”，此时其他成员不能发言，也不会有摄像头视频画面，只能看见主持人的视频画面且只能听见主持人的发言（注：关闭全员视频后，无法一键全部开启，可以逐个邀请开启）。
主持人与参会人的互动规则同语音会议。在疫情防控期间，最多可同时有30人（免费）在线视频，其他人可以语音在线。
中部是参会人的视频，默认是前置摄像头，如需要切换到后置镜头，只需单击自己的视频，视频窗口放大至全屏，此时屏幕底部有
提示，当然可以通过这个按钮再切换，点击视频，恢复到正常窗口。
“”、“”操作同“语音会议”。
下部有“静音”、“
关闭摄像头”、“关闭扬声器”、“文档演示”四个按钮，是参会人经常使用的功能按钮。
3、预约会议开始后的界面基本上同立即开会，只不过有明确的会议主题。
㈡以Windows版为例
Windows版本会议窗口还是与移动版本有些区别的。
1、语音会议（立即开会情况下）
各功能按钮操作基本同时移动版本。
Windows版本文档演示与移动版本最大区别在于文档来源于本电脑的文档。可用来作演示的文档类型包括：Word、Excel 、PowerPoint 、图片、PDF、TXT。此功能与移动端的文档演示差别主要是文档来源不同。点击演示窗口上部的“停止演示”即可退出。演示窗口中还有一些放大、缩小、标注等小功能，你可以试着用用。
可演示文档类型表
此外，屏幕演示功能是PC版本的特有功能。将PC屏幕实时窗口及操作展现在会议窗口，要退出屏幕演示，只需要点击屏幕上浮动窗口“停止演示”即可。
2、视频会议（立即开会情况下）
各功能按钮操作基本同时移动版本。
㈢参会人员做好会议记录
企业微信本身是并不提供录音及回放功能的，但可通过使用录音设备或软件，对多方的声音进行录制。
三、会议结束后
参会人员整理会议记录，并将会议精神向下传导、落实。
实事求是的讲，企业微信的会议功能以其“零成本”为抗疫与复工提供了信息技术支持，体现了社会担当；中小企业试水企业微信，更是一次借力打力的尝试。在条件许可时，我们建设专业的视音频会议室，也是可以探讨的。（科技中心 王祥华）
